Politique de confidentialité

Engagement en matière de confidentialité Soins à domicile Bayshore (" Bayshore ") s'engage et s'est toujours engagée à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels en sa possession.

Le programme de gestion de la confidentialité de Bayshore est régi par les pratiques de traitement de l'information de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et des normes provinciales et professionnelles applicables. Bayshore a également adopté le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.
Bayshore recueille, utilise, divulgue, conserve et détruit les renseignements personnels dans le seul but de vous fournir des services de soins de santé de grande qualité. Les employés de Bayshore peuvent s'attendre à la même confidentialité et au même respect de leurs renseignements personnels que nos clients.

Nous sommes responsables

Chez Bayshore, tous les employés sont responsables et s'engagent à veiller à ce que vos renseignements personnels soient conservés dans la plus stricte confidentialité. L'agent de protection de la vie privée de Bayshore est responsable de la conformité générale aux exigences de toutes les lois sur la protection de la vie privée et aux pratiques de Bayshore en matière de protection de la vie privée. Cependant, tous les employés de Bayshore sont responsables du respect de la vie privée et de la confidentialité de tous les renseignements auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail chez nous. À cette fin, tous les employés de Bayshore reçoivent une formation sur notre programme de gestion de la confidentialité et sur les pratiques acceptables en matière de confidentialité.

Au besoin, Bayshore modifiera le présent document et son programme de gestion de la confidentialité lorsque des changements seront apportés à la législation sur la protection de la vie privée ou aux pratiques exemplaires.
Ce que nous recueillons et pourquoi Le personnel de Bayshore ne vous demandera que les renseignements qu'il juge nécessaires à la prestation de vos soins et services. Nous ne recueillons pas de renseignements sans discernement, et nous révisons constamment nos pratiques pour nous assurer que cela reste vrai.

Par exemple, lorsque vous demandez ou exigez des services d'aide à domicile ou d'aide personnelle, nous recueillons des informations concernant votre état de santé général et votre capacité à effectuer les activités de la vie quotidienne, afin d'être le mieux à même d'évaluer comment nous pouvons vous aider. Pour les services de soins infirmiers, nous procédons à une évaluation plus approfondie de votre état de santé en fonction de votre état et du niveau de soins requis, et conformément aux normes des organismes provinciaux de réglementation professionnelle.

Pour tous les services, il se peut que nous vous posions des questions visant spécifiquement à nous aider à déterminer comment vous vous débrouillez à la maison compte tenu de votre état de santé actuel. Cela nous aidera à mettre en place un plan de soins ou des ressources pour vous permettre de rester indépendant à votre domicile.

Si, à tout moment, nous avons besoin de plus d'informations ou d'informations différentes, ou si vos informations sont requises dans un but autre que les soins et services discutés avec vous, vous serez contacté et votre consentement sera obtenu.

Notre personnel s'efforcera de veiller à ce que toutes les informations personnelles soient exactes, complètes et à jour, afin que nous puissions vous fournir les soins et services appropriés. Nous avons besoin de votre aide pour y parvenir ; toutefois, veuillez nous faire savoir si des informations relatives à vos soins de santé doivent être modifiées. Vos informations ne sont pas mises à jour après votre sortie du service.

Votre autorisation

Au début de votre prise en charge, nous vous demanderons de signer un formulaire de consentement du client, nous donnant votre accord écrit pour tous les aspects du service. Il peut s'agir de procéder à une évaluation, de vous fournir des soins et de vous demander la permission de divulguer des informations. Veuillez nous faire savoir s'il y a quelqu'un à qui vous ne voulez pas que vos informations, en partie ou en totalité, soient communiquées, et nous en prendrons note. Tout ceci sera discuté avec vous par notre superviseur ou notre infirmière.

Votre consentement est considéré comme valide jusqu'à la fin de votre service, à condition que les raisons de ce consentement n'aient pas changé. Vous pouvez toutefois retirer votre permission ou votre consentement, en partie ou en totalité, à tout moment au cours de vos soins et services. Si cela se produit, le personnel de Bayshore vous informera des conséquences de ce retrait.

Pour les personnes qui ne sont pas en mesure de donner leur consentement, par exemple les mineurs, les personnes gravement malades ou handicapées mentales, le consentement sera obtenu par une autorité autorisée, par exemple un tuteur légal, une procuration ou l'exécuteur de votre succession.

Bayshore demandera votre consentement pour divulguer des renseignements personnels à l'extérieur de l'équipe multidisciplinaire ou du " cercle de soins " lorsque des demandes d'accès appropriées sont reçues. Bayshore documente les divulgations de renseignements personnels qui sont faites à des tiers qui n'auraient pas besoin de vos renseignements à des fins courantes et quotidiennes.

Veuillez communiquer avec le bureau de Bayshore de votre localité en tout temps si vous désirez retirer ou modifier les conditions de votre consentement.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne sont utilisés que dans le but de vous fournir des services de soins de santé. Les informations ne sont partagées qu'avec les personnes impliquées dans vos soins, à l'exclusion de celles que vous demandez. Notre infirmière passera cela en revue avec vous au début des soins et consignera vos souhaits sur notre formulaire de consentement du client. Enfin, vos informations peuvent être examinées dans le cadre d'activités d'audit et d'amélioration de la qualité. Le cas échéant, ces activités sont réalisées sans référence à des personnes spécifiques. Il s'agit d'un aspect important de notre système de gestion de la qualité, qui nous permet de contrôler en permanence nos performances et d'améliorer vos services. Les noms des clients ne sont JAMAIS communiqués à un individu ou à une organisation à des fins d'activité commerciale, comme la vente, le commerce et/ou la location de vos informations personnelles.

Pendant la durée de votre service, Bayshore conservera vos renseignements personnels avec autant d'exactitude qu'il est raisonnablement nécessaire pour la prestation de votre service. Nous avons toutefois besoin de votre aide à cet égard. Veuillez nous informer de tout changement pertinent dans vos renseignements dès que possible.

Avec qui nous partageons vos renseignements personnels

Lorsque vous commencez à recevoir des services de Bayshore et que vous signez le Consentement du client, nous discutons avec vous des personnes avec lesquelles nous sommes susceptibles de partager vos renseignements personnels, c'est-à-dire les personnes que nous considérons comme les membres de votre " équipe de soins multidisciplinaire " ou de votre " cercle de soins ". Tous les employés de Bayshore n'ont pas accès à vos renseignements personnels, même s'ils sont des employés de Bayshore et que vous êtes un client de Bayshore. Les renseignements ne sont partagés qu'avec les personnes qui participent à vos soins. Au début des soins, ou à tout moment au cours de votre service, vous pouvez nous informer de toute personne que vous ne voulez pas voir recevoir vos renseignements (en partie ou en totalité).
Dans de rares cas, nous pouvons être tenus par la loi ou par une autre autorité légitime de divulguer des renseignements personnels, par exemple lorsque nous recevons une ordonnance du tribunal ou une assignation à témoigner. Dans de tels cas, Bayshore vérifiera l'autorité légitime avant de divulguer les renseignements et s'efforcera de ne divulguer que ce qui est nécessaire aux fins énoncées dans la demande.

Durée de conservation de vos renseignements personnels

Bayshore continuera d'avoir accès à vos renseignements même après l'interruption de vos services. Nous conservons tous les dossiers des clients ayant cessé leurs activités pendant au moins 10 ans, ou plus longtemps si la réglementation provinciale l'exige. Nous conservons les dossiers des enfants jusqu'à ce que l'enfant atteigne l'âge de la majorité plus 10 ans. Ces dossiers, qu'ils soient conservés dans nos bureaux ou à l'extérieur, sont entreposés de manière à en assurer la sécurité. Bayshore utilise des installations d'entreposage hors site dont les pratiques en matière de protection de la vie privée sont conformes à la législation pertinente sur la protection de la vie privée et seulement après la signature d'une entente de confidentialité avec l'installation. Des registres sont tenus sur l'emplacement des fichiers conservés, afin que nous puissions les récupérer au besoin. À la fin de la période de 10 ans, tous les renseignements dont nous disposons, quel que soit leur format, sont détruits de façon confidentielle.
Dans certaines circonstances, les dossiers créés par Bayshore sont conservés par d'autres organismes de soins de santé (" dépositaire de renseignements sur la santé "), comme un programme de soins gouvernemental, un établissement médical ou un groupe de suivi clinique. Dans ces cas, ces organismes appliqueront leur propre calendrier de conservation à ces dossiers et les demandes d'accès leur seront redirigées.

Mesures de sécurité

Bayshore considère que vos renseignements médicaux sont extrêmement confidentiels et a mis en place de nombreuses mesures de protection pour en assurer la sécurité. Nos mesures de sécurité s'efforcent de respecter les exigences de la LPRPDE et de la LPRPS dans tous les aspects du travail que nous effectuons pour nos clients.
Les renseignements se présentent sous de nombreux formats différents chez Bayshore, en raison de la nature de notre travail. Vos renseignements sont stockés sous forme électronique, dans des dossiers papier et dans les connaissances de notre personnel.
Tous les employés sont orientés et formés sur les pratiques en matière de protection de la vie privée au moment de leur embauche et signent à ce moment-là une entente sur la confidentialité et les conflits d'intérêts ainsi qu'une entente sur les conditions d'emploi. Une formation est offerte régulièrement tout au long de la période d'emploi à Bayshore et des renseignements sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée sont mis à la disposition de tous sur le site Web du personnel.
Les connaissances et les renseignements dont dispose notre personnel sont considérés comme privés et confidentiels et ne sont utilisés que dans le cadre de leur travail à Bayshore et ne sont communiqués à personne. En tout temps, si un soignant reçoit une demande de partage d'information ou est interrogé sur un client de Bayshore, il ne fournira aucune information et transmettra la demande à son superviseur.
Les renseignements électroniques sont protégés par des pare-feu informatiques, des noms d'utilisateur et des mots de passe selon les niveaux d'autorisation attribués.
Afin d'assurer la sécurité des renseignements personnels, nous limitons l'accès non autorisé par des politiques, des procédures et des mesures techniques de protection, notamment :
a) en fournissant des mesures de protection physiques et électroniques raisonnables en ce qui concerne le stockage des renseignements personnels ;
b) en limitant l'accès à vos renseignements personnels aux employés ou aux entrepreneurs qui, selon nous, doivent raisonnablement entrer en contact avec ces renseignements pour vous fournir des produits ou des services ou pour faire leur travail ; et
c) en régissant les employés et les autres entrepreneurs par des normes et des politiques strictes afin d'assurer que les renseignements personnels sont sécurisés et traités avec le plus grand soin et le plus grand respect.
Les dossiers papier sont protégés en étant stockés dans des endroits appropriés de la succursale, où l'accès n'est autorisé qu'au personnel ayant l'autorité nécessaire. En dehors des heures de travail, ces dossiers sont conservés dans une zone verrouillée et sécurisée.
Les télécopies sont envoyées via des numéros de fax préprogrammés afin de réduire la possibilité d'envoyer des informations au mauvais endroit et une lettre d'accompagnement est envoyée avec une déclaration de confidentialité qui indique au destinataire ce qu'il doit faire s'il reçoit quelque chose par erreur.
En outre, les signatures des courriels comprennent une déclaration de confidentialité expliquant ce qu'il faut faire si un courriel est reçu par erreur. Dans le cas d'une télécopie ou d'un courriel mal acheminé, la consigne est de communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Bayshore.
Bayshore n'est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée des organisations dont les liens figurent sur notre site Web.

Votre droit de consulter vos renseignements personnels

Si vous souhaitez consulter vos renseignements personnels en tout temps, vous pouvez le faire en présentant votre demande par écrit et en la faisant parvenir au bureau de Bayshore de votre région. Comme votre dossier peut contenir des mots particuliers au milieu médical et infirmier, nous vous inviterons à rencontrer l'une de nos infirmières gestionnaires lors de l'examen de votre dossier, afin qu'elle puisse répondre à vos questions. De même, vous pouvez demander une copie de votre dossier, en partie ou en totalité, si nécessaire, en soumettant une demande écrite à votre succursale locale de Bayshore. Nous aiderons toute personne qui en a besoin à préparer une demande écrite d'accès à ses renseignements personnels.
Si vous avez un handicap sensoriel, veuillez nous en informer afin que nous puissions nous efforcer de vous donner accès à l'information dans un autre format. En outre, des traducteurs seront mis à votre disposition, le cas échéant.
Veuillez noter que nous pourrions avoir besoin de recueillir des informations personnelles supplémentaires pour valider l'identité et l'autorité de la personne qui fait la demande d'accès. Ceci afin de garantir que seules les personnes autorisées à accéder à vos informations puissent le faire. Ces informations supplémentaires ne seront utilisées que dans le but de valider la demande d'information.
Des frais raisonnables peuvent être facturés pour la récupération et la copie de dossiers, en fonction de la nature de la demande. Veuillez nous contacter si vous avez des doutes quant au caractère raisonnable de ces frais.
Bayshore s'efforce de répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels dans un délai de 30 jours. Certaines demandes d'accès à des renseignements peuvent faire l'objet de restrictions ou d'un refus. Les motifs de refus peuvent comprendre : la nature exclusive du matériel ; l'information peut porter atteinte à la vie privée d'une autre personne ; la loi en interdit la divulgation ; et/ou si nous exerçons notre pouvoir discrétionnaire de retenir ou de limiter l'information parce que nous croyons qu'un préjudice peut résulter de la divulgation. La politique de confidentialité de
Bayshore adhère également au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne sur la portabilité des données. Vous avez le droit d'obtenir et de réutiliser vos données personnelles à vos propres fins dans différents services. Vous avez le droit de déplacer, copier ou transférer facilement des données personnelles d'un environnement informatique à un autre, de manière sûre et sécurisée, sans impact sur la convivialité. Ce droit ne s'applique qu'aux renseignements que vous avez fournis à Bayshore.
Lorsque des demandes d'accès à des renseignements sont refusées, vous serez informé de la ou des raisons du refus, y compris des recours dont vous disposez.

Votre droit de corriger vos renseignements personnels

Vous pouvez communiquer avec Bayshore pour demander la correction d'une erreur ou d'une omission dans vos renseignements personnels. Cette demande doit être faite par écrit. Le cas échéant, Bayshore apportera la correction dès qu'il sera raisonnablement possible de le faire. Si une correction ne peut être apportée, Bayshore vous en informera par écrit. La demande de correction et notre réponse seront conservées dans le dossier.
La politique de confidentialité de Bayshore respecte également le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne concernant l'effacement des données personnelles. Vous avez le droit de demander l'effacement des données personnelles sans délai excessif et les données personnelles seront effacées sans délai excessif si les données personnelles ne sont plus nécessaires par rapport aux objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou autrement traitées ; le consentement est retiré par vous sur lequel le traitement est basé sur votre opposition au traitement conformément à l'article 21(1) du GDPR et il n'y a pas de motifs légitimes prépondérants pour le traitement ; lorsque les données personnelles ont été traitées illégalement ; et les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale du droit de l'Union ou des États membres à laquelle Bayshore est soumise.

Si vous avez besoin de plus de renseignements ou si vous avez une question ou une préoccupation concernant Bayshore et ses pratiques en matière de protection de la vie privée

Toute personne peut communiquer avec Bayshore pour formuler une plainte, une question, une préoccupation ou un compliment concernant les pratiques de traitement des renseignements de Bayshore. Toutes les demandes feront l'objet d'une enquête approfondie et, si elles sont jugées justifiées, des mesures correctives appropriées seront prises, pouvant aller jusqu'à la révision de la politique et des pratiques actuelles. Ces mesures correctives seront incluses dans notre réponse à la personne qui a fait la demande.
Tous les employés de Bayshore sont tenus d'assurer la protection et la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur les politiques et pratiques de Bayshore en matière de gestion et de traitement des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le bureau de Bayshore de votre région. Si vos préoccupations en matière de protection de la vie privée ne peuvent être traitées à votre satisfaction, ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, votre demande sera transmise au responsable de la protection de la vie privée de Bayshore. Vous pouvez communiquer directement avec le responsable de la protection de la vie privée de Bayshore par courriel à l'adresse privacyofficer@bayshore.ca, par téléphone au 1-800-668-9490 ou par écrit à l'adresse suivante : 2101 Hadwen Rd., Mississauga (Ontario) L5K 2L3.
Vous avez également le droit de communiquer avec le bureau du commissaire à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Bien que nous soyons heureux de faire tout ce qui est en notre pouvoir pour répondre à vos préoccupations, nous vous aiderons également à communiquer avec le bureau de votre commissaire à la protection de la vie privée si vous croyez que cela est justifié.